Dłuższe godziny pracy urzędów i dzień otwarty o KSeF. Sprawdź, co załatwisz

Urząd Skarbowy w Łosicach przypomina przedsiębiorcom, instytucjom i organizacjom o formalnościach, które warto załatwić przed wejściem w obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur. Kluczową sprawą jest złożenie formularza ZAW-FA, który pozwala uporządkować dostęp do systemu i wyznaczyć osoby odpowiedzialne za obsługę e-faktur.

Jak informuje Krzysztof Dąbrowski, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Łosicach, ZAW-FA to najważniejszy dokument dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi, m.in. spółek kapitałowych, jednostek samorządu terytorialnego czy parafii, które będą zobowiązane do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w KSeF (komunikat: Urząd Skarbowy w Łosicach). W szczególności dotyczy to tych podatników, którzy nie posiadają pieczęci elektronicznej, bo w ich przypadku ZAW-FA jest podstawą do uzyskania pełnych uprawnień w systemie (komunikat: Urząd Skarbowy w Łosicach).

Złożenie ZAW-FA ma znaczenie praktyczne. Dokument umożliwia wyznaczenie tzw. superadministratora KSeF, czyli osoby, która w imieniu organizacji będzie zarządzać dostępem do systemu. To właśnie superadministrator otrzymuje pełen dostęp do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, a także może nadawać dalsze uprawnienia innym pracownikom lub współpracownikom (komunikat: Urząd Skarbowy w Łosicach).

Formularz ZAW-FA można złożyć papierowo do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego lub elektronicznie za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego. Urząd zachęca, aby nie odkładać tej formalności na ostatnią chwilę, ponieważ właściwe przygotowanie organizacji do obsługi KSeF wymaga wcześniejszego uporządkowania dostępu i przypisania ról w systemie.

W komunikacie przypomniano również o ważnych zasadach dotyczących wersji formularza oraz sposobu jego składania. Do końca stycznia 2026 r. obowiązuje formularz ZAW-FA w wersji 2 . Jednocześnie od 1 stycznia 2026 r. formularze składane przez ePUAP nie będą uznawane za skutecznie doręczone, dlatego należy korzystać z aktualnych i właściwych kanałów składania dokumentów (komunikat: Urząd Skarbowy w Łosicach). Urząd przypomina też, że ZAW-FA w wersji 1, złożony przed 1 stycznia 2026 r., pozostaje ważny.

Ministerstwo Finansów zapowiada dodatkowe działania informacyjne dla osób, które chcą skonsultować się w sprawie KSeF i praktycznie przygotować się do obsługi systemu. W sobotę, 31 stycznia 2026 r., w urzędach skarbowych (z wyjątkiem wyspecjalizowanych) odbędzie się dzień otwarty dotyczący KSeF. Konsultacje będą możliwe w godzinach 9.00–15.00. W tym czasie zainteresowani będą mogli spotkać się z pracownikiem urzędu, uzyskać indywidualne wyjaśnienia, zadać pytania oraz przetestować system w zakresie logowania i odbierania faktur.

Dodatkowo, w dniach 26–30 stycznia 2026 r. praca urzędów skarbowych (z wyjątkiem wyspecjalizowanych) została wydłużona do godz. 20.00, aby ułatwić kontakt osobom, które na co dzień pracują w standardowych godzinach. To dobra okazja, by na miejscu dopytać o praktyczne kroki wdrożenia systemu, a także dopiąć formalności związane z dostępem do KSeF.

Niezależnie od dni otwartych trwa także akcja „Środy z KSeF – KSeF w pigułce”, która według informacji Ministerstwa Finansów potrwa do 11 lutego. W jej ramach eksperci przekazują przedsiębiorcom najważniejsze informacje o działaniu systemu i przygotowaniu firmy do nowych obowiązków

Więcej informacji o KSeF dostępnych jest na stronie ksef.podatki.gov.pl oraz w oficjalnych materiałach Ministerstwa Finansów.