W Nowy Rok z nowym biurem rachunkowym?

0
340

Jeżeli jako przedsiębiorca nie jesteś zadowolony z dotychczasowej pracy księgowej lub biura rachunkowego, męczy Cię brak elastyczności usług, nieterminowość i niekompetencja współpracowników, a złe prowadzenie księgowości naraziło Cię na kary i straty, powinieneś jak najszybciej zmienić księgowych. Im szybciej, tym lepiej i taniej.

Z właścicielką Biura Rachunkowego Expert, Kamilą Przybysz, rozmawia Joanna Gąska.

– Kiedy jest najlepszy czas na zmianę biura rachunkowego i co najczęściej jest tego powodem?

Najlepszym czasem na zmianę biura rachunkowego jest przełom roku, czyli moment kiedy dotychczasowe biuro rachunkowe zaksięguje nam miesiąc grudzień.  Trzeba jednak pamiętać, że dokumenty księgowe za styczeń muszą zostać zaksięgowane do 20 lutego, więc tak naprawdę decyzję musimy podjąć maksymalnie do połowy lutego. Oczywiście zmiany możemy dokonać również w trakcie trwania roku, w dowolnym miesiącu, ale trzeba być świadomym tego, że nowe biuro rachunkowe powinno sprawdzić minione okresy rozliczeniowe, zaczynając od stycznia, w celu weryfikacji poprawności księgowań.

Zmiany biura zazwyczaj dokonujemy gdy usługa, którą otrzymujemy, nie spełnia naszych oczekiwań i zaczynamy szukać alternatywnych możliwości. Warto wtedy zrobić mały rekonesans i pomyśleć o wyborze najbardziej optymalnej i spersonalizowanej usługi, oraz wybrać biuro, które taką usługę nam zaoferuje.

– Co konkretnie powoduje u przedsiębiorców chęć zmiany biura rachunkowego?

Klienci, którzy do nas trafiają, dość często skarżą się na nieterminowość i niekompetencję dotychczasowych księgowych. Przedsiębiorca po dostarczeniu dokumentów do biura rachunkowego chciałby w szybkim czasie dowiedzieć się o składkach i podatkach jakie będzie musiał zapłacić – co jest zrozumiałe. Niestety, praktyka w branży księgowej pokazuje, że takie informacje klient uzyskuje zazwyczaj dzień lub dwa przed upływem terminu zapłaty, co z kolei stawia przedsiębiorcę w bardzo niekomfortowej sytuacji. Nasi klienci dość często podkreślają jak dużym ułatwieniem w planowaniu finansów ich firm jest właśnie uzyskiwana u nas szybka, rzeczowa i konkretna informacja w tym zakresie.

Równie ważną kwestią jest dyspozycyjność księgowych. Biura rachunkowe często działają w ustalonych godzinach i poza tymi ramami czasowymi klient nie ma możliwości uzyskania porady czy dostarczenia lub odebrania ważnych dokumentów. W Biurze Rachunkowym Expert, zoptymalizowaliśmy czas pracy udostępniając klientom możliwość kontaktu praktycznie przez całą dobę. Zdajemy sobie sprawę, że przedsiębiorcy nie prowadzą swoich działalności jedynie w wyznaczonych godzinach. Zdarza się, że potrzebują szybkiej porady późnym wieczorem lub bardzo wcześnie rano, dlatego pozostajemy do dyspozycji pod telefonem i mailem. Dojazd do klienta również nie stanowi dla nas problemu. Taką mamy politykę firmy i tak chcemy współpracować.

Kolejną przyczyną decyzji o zmianie biura rachunkowego bywa zbyt małe doświadczenie na rynku rachunkowym obecnej księgowej bądź księgowego. W praktyce przekłada się to na jakość świadczonych usług, a w konsekwencji do kar finansowych nakładanych przez urzędy kontrolujące. Do niedawna właściciele biur rachunkowych, aby świadczyć usługi, musieli zdobyć certyfikat Ministra Finansów – poprzez zdanie egzaminów państwowych bądź ukończenie odpowiedniej szkoły i udokumentowanie lat praktyki zawodowej. Kilka lat temu  zniesiono ten obowiązek i na rynku pojawiło się wiele biur, które przed deregulacją nie spełniłyby wymogów formalnych i kompetencyjnych do otwarcia takiej działalności. Według raportu opracowanego dla Ministerstwa Finansów, po deregulacji jakość krajowych usług księgowych zauważalnie spadła. Dlatego też przedsiębiorcy dokładnie powinni sprawdzać kompetencje biur rachunkowych, dopytując o doświadczenie zawodowe oraz posiadanie certyfikatu Ministra Finansów. Nasze biuro oczywiście taki certyfikat posiada.

– Kto i dlaczego korzysta z usług Biura Rachunkowego Expert?

Baza naszych klientów stale rośnie, przede wszystkim dzięki poleceniom właścicieli firm, z którymi już współpracujemy. Klient, który jest na bieżąco informowany o wszelkich istotnych zmianach w prawie, uzyskujący natychmiastową, rzetelną i pełną informację na zadany temat czuje się profesjonalnie obsłużony, co z kolei przekłada się na jego dobrą opinię na nasz temat. Jakość naszej pracy najlepiej potwierdzają pozytywnie zakończone kontrole z ZUS czy Urzędu Skarbowego w firmach, dla których świadczymy usługi księgowe. Dodatkowo naszym  atutem jest elastyczność czasu pracy, możliwości kontaktu i zakres usług. Wśród naszych klientów mamy  duże i średnie przedsiębiorstwa, jednoosobowe działalności gospodarcze oraz rolników. Nie zamykamy się na żadną z branż, niezależnie od skali prowadzonej działalności. Możemy pochwalić się, że we wszystkich firmach, które obsługujemy zatrudnionych jest łącznie ponad 700 osób, czyli mniej więcej tyle, co 10% ludności Łosic. Naszymi klientami są firmy nie tylko z Łosic i okolic. Zaufały nam również przedsiębiorstwa, które są oddalone od nas nawet do 100 kilometrów.

– Ostatnio co raz częściej słyszymy w ogólnopolskich mediach o zagrożeniach płynących z korzystania z internetu. W jaki sposób dbacie o dane klientów, które Wam powierzają?

Przede wszystkim jesteśmy świadomi tego, że Internet jest nie tylko wspaniałym narzędziem, ale również dużym zagrożeniem. W dobie nowoczesnych technologii jest on głównym nośnikiem danych. Wydawałoby się, że posiadanie specjalistycznych i licencjonowanych programów antywirusowych na komputerach biurowych to standard. Niestety tak nie jest. Zaniedbywaną często kwestią jest również tworzenie kopii zapasowych w programach przeznaczonych dla Biur Rachunkowych. Informatycy często sobie żartują, że ludzie dzielą się na dwie grupy – na tych, którzy robią kopie zapasowe i na tych, którzy będą je robić. Niestety problem jest jeszcze bardziej złożony, ponieważ lwia część użytkowników programów księgowych ogranicza się do robienia kopii zapasowych na tych samych komputerach, na których zainstalowany jest właśnie ten program, którego dane zabezpieczamy. Czyli w przypadku zainfekowania komputera przez wirus bądź inne złośliwe oprogramowanie, kopia zapasowa jest tak samo bezużyteczna jak program księgowy. My, w trosce o bezpieczeństwo wrażliwych danych naszych klientów, posiadamy licencjonowane programy zabezpieczające nasze komputery oraz tworzymy kopie zapasowe również na zewnętrznych nośnikach danych oraz w internetowej chmurze zabezpieczonej hasłami. Są to rozwiązania, które znacząco ograniczają możliwość kradzieży, zainfekowania lub usunięcia plików niezbędnych do pracy nam i naszym Kontrahentom. Utrata takich danych jest bardzo niebezpieczna i problematyczna. Odtworzenie ich wymaga poświęcenia bardzo dużej ilości czasu, pracy i zaangażowania, również przedsiębiorców, których dane zostały zaatakowane. Myślę, że warto zadać pytanie swoim Biurom Rachunkowym w jaki sposób zabezpieczają komputery i dane na nich przechowywane. Nie można tej kwestii bagatelizować.

– Jakie są realne korzyści płynące z korzystania z usług profesjonalnego biura rachunkowego?

Wysokiej jakości usługa, elastyczna współpraca, terminowość, bezpieczeństwo danych i kompetencja w działaniu, to główne zalety korzystania z usług takiego biura jak nasze. Średnie i duże podmioty gospodarcze coraz częściej decydują się na outsourcing w dziedzinie księgowości, czyli korzystanie z zewnętrznej obsługi księgowej. Takie rozwiązanie pozwala im skupić się głównie na profilu swojej działalności, bez konieczności utrzymywania, kontrolowania i mobilizowania działu księgowości w   firmie. Dużymi zaletami outsourcingu są m.in.: powierzenie części organizacji firmy grupie fachowców specjalizujących się w swojej dziedzinie, brak uzależnienia od pracownika (który bierze urlop, choruje, bądź musi zajmować się dzieckiem), bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy, w przeciwieństwie do pracownika zatrudnionego na etacie zewnętrzna księgowość w ramach outsourcingu pracuje wtedy, gdy jest coś do zrobienia, nie liczy godzin nadliczbowych, a jeśli istnieje taka potrzeba pracuje również w soboty i niedziele. Firma również nie jest uzależniona od osoby, która ma dostęp do informacji poufnych i może w przypadku ewentualnych konfliktów poczynić duże szkody. Księgowanie to bardzo czasochłonna i rutynowa praca, jeżeli zlecamy ją firmie zewnętrznej, to możemy skupić się w pełni na  podstawowej działalności firmy lub gospodarstwa rolnego. Biuro rachunkowe świadcząc swoje usługi musi dbać o profesjonalną obsługę klienta, ponieważ jest to w jego interesie. Biuro Rachunkowe Expert zapewnia kontrahentom wszystkie wymienione zalety outsourcingu.

 -Jeżeli ktoś z naszych czytelników chciałby skontaktować się z Pani biurem, to jak może to zrobić?

Siedzibę naszego biura mamy w Zakrzu, pod Łosicami. Pełne dane kontaktowe można znaleźć na naszej stronie internetowej www.expert-losice.pl, na naszym profilu facebook’owym www.facebook.com/rachExpert/ lub wpisując w wyszukiwarkę Google frazę „Biuro Rachunkowe Expert Łosice”. Jesteśmy obecni również w mapach Google, więc dojazd do nas nie stanowi żadnego problemu.

-Dziękuję bardzo za rozmowę i udzielenie bardzo przydatnych informacji.

W imieniu Biura Rachunkowego Expert, również dziękuję za rozmowę.

 

Artykuł sponsorowany

Dodaj komentarz

avatar

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  Subscribe  
Powiadom o